ADMINISTRASI USAHA

ADMINISTRASI USAHA

Persiapan Adminstrasi Usaha

Kebanyakan kegagalan sebuah usaha banyak berawal dari tidak adanya system administasi yang teratur, akurat, detail, dan rapi untuk dijadikan sebuah alat dalam melakukan analisa kinerja perusahaan dan bagian-bagiannya.

Administrasi

Kata administrasi berasal dari kata bahasa latin, yaitu ad yang artinya intensif, dan ministare yang artinya adalah melayani, membatu, melengkapi, dan memenuhi. Kata administrasi yang sering digunakan dalam bahasa indonesia berasal dari bahasa belanda yaitu “ administratie” yang dalam bahasa inggris adalah “administration”. Menurut pendapat jhon M. P. Fiffer, administrasi merupakan bagian yang digunakan untuk system pencatatan, perorganisasian, pengkelompokan, dan penjurusan data dari sumber” manusia dan bahanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan .

Maksud Dan Tujuan Administrasi

Maksud dan tujuan dari diterapkan administrasi yang baik dan rapi adalah membatu kelancaran usaha dan pengelolaan perusahaan, khususnya dalam pencatatan dan pelaporan hasil usaha. Tujuan penting diterapkan administrsiyang baik adalah sebagai berikut :

1.Mendapatan informasi atas kegiatan usaha yang telah dilakukan oleh perusahaan.

2.Mendapatakan data yang akurat dalam tujuan yang mengmbil keputusan strtegis (strategic decision making process) seperti keputasan pemodalan, keputusan investasi, keputusan efisien, dan keputasan penetapan harga .

3.Penyusun program dalam rencana pengembangan usaha seperti waralaba (franchise) atau lisensi.

Adapun kegunaan utama dari catatan administrasi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Administrasi digunakan sebagai alat bukti (catatanya)
2. Administrasi diguankan sebagai alat manajemen (laporanya)
3. Administrasi dibutuhkan sebagai penilian ( catatan dan laporannya)

kegiatan administrasi

Dengan demikian kegiatan administrasi atau tata usaha memiliki bagian pekerjaan tersendiri, meliputi memegang seluruh pekerjaan pencattan dalam perusahaan, diantarannya:

1. Menyelenggarakan pembukuan
2. Membuat daftar gaji karyawan
3. Mencatat penyenggaraan produksi

PEREKRUTAN SDM

PEREKRUTAN SDM

Perekrutan Dan Penetapan SDM (Sumber Daya Manusia)

Banyak kesuksesan suatu usaha dipengaruhi oleh Karyawan merupakan salah  faktor yang sangat penting bagi wirausaha untuk mencapai tujuan usahanya, dengan demikian, seorang wirausaha harus dapat memilih dan menentukan jumlah karyawan yang diperlukan untuk suatu kegitan usaha,. Karyawan yang mempunyai motivasi kerja, keterampilan kerja, loyalitas, tanggung jawab yang tinggi, serta menangani bidang kerja yang tepat (the right man on the right place).

Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia, diantarannya sebagai berikut:

• Proses manajemen sumber daya manusia yang terdiri dari perencanaan sumber daya manusia,
• Tata usaha/administrasi kepegawaian (surat-menyurat dan berkas yang berhubungan dengan karyawan.
• Kompensasi dan kesejahteraan karyawan meliputi penghitungan besar upah/gaji
• Jaminan perlindungan terhadap kecelakaan kerja dan pengawasan keselamtan kerja .

 

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Analisis jabatan diperlukan untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan spesipikasi pekerjaan (job specification). Untuk membuat analisis jabatan diperlukan data-data antara lain :

• Nama pekerjaan
• Kegiatan yang harus dikerjakan pada sutu jabatan
• Peralatan atau mesin yang akan digunakan
• Bahan yang digunakan
• Wewenang dan tanggumg jawab karyawan
• Pendidikan dan pelatiahin
• Kondisi pekerjaan
• Risiko/bahaya

Dalam menentukan kualifikasi karyawan ada hal-hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

• Pendidikan
• Pengalaman kerja
• Keahlian fisik dan komunikasi
• Tanggung jawab
• Karakter tenaga kerja
• Usia
• Jenis kelamin
• Keadaan fisik
• Temperamen
• Bakat

Perekrutan/Rekrutmen

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kadidat karyawan , buruh, manajer, atau tenaga kerja baru, untuk memperoleh tenaga kerja yang berkualitasdan sesuai dengan kebutuhan organisasi , perusahaan dapat melakukan perekrutan secara internal dan eksterna.

Seleksi

seleksi merupakan salah satu hal yang paling menentukan kelayakan karyawan untuk membangun kesuksesan usaha kita, tak jarang bahka seleksi dilakukan diperusahaan besar sangat menyeleksi karyawannya dari segi pendidikan dan keterampilan mereka, dengan tujuan untuk bisa beradaftasi dan membangun kesuksesan usaha tersebut.

Pelatihan (Training) Dan Pengembangan

pelatian atau training merupakan proses terakhir untuk perekrutan sumber daya manusia atau karyawan ini merupakan salah satu hal terpenting untuk karyawan dengan kata lain ini merupakan proses dimana mereka akan dites apakah mereka layak untuk menempati posisis yang dijabati atau tidak.

MENENTUKAN TEMPAT USAHA

MENENTUKAN TEMPAT USAHA

Menentuan dan Mengurusan Tempat Usaha atau Kerja

Diera moderen ini banyak perkembangan wawasan untuk mendirikan atau membuka usaha secara mandiri, salah satu faktor yang paling penting dalam membuka usaha sendiri maupun secara bersama atau PT perluh adalah lokasi usaha. Untuk itu tempat usaha yang tepat dan strategis akan menentukan kesuksesan usaha anda, dengan demikian seorang wirausaha.

1. Lokasi Pertokoaan

Lokasi Pertokoan seiring jaman sangat berpengaruh sangat pesat dalam mencapai target usaha kita,  tetapi banyak pertimbangan dalam memilih lokasi pertokoan diantarannya, sebagai berikut :

1.    Tingkat kepadatan penduduk

2.    Tingkat pendapatan masyarakat calon konsumen

3.    Banyaknya usaha lain ditempat tersebut

4.    Pertimbangan ekonomis

5.    Traffic (lalu lintas)

2. Lokasi Perusahaan

Lokasi Perusahaan dalam hal ini memiliki dua hal yang berhubungan dengan penentuan lokasi perusahaan. Pertama: lokasi lokasi perkantoran yang disebut dengan tempat kedudukan. Kedua: lokasi perusahaan yang disebut dengan kediaman.

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menentukan tempat usaha kedudukan dan tempat kediaman, antara lain yaitu :

1. Badan usaha yang memiliki beberapa perusahaan harus memilih tempat yang berlainan untuk masing-masing perusahaan tersebut.

2.    Pemilihan tempat kediaman perusahaan seringkali tergantung pada rentabilitas yang diharapkan .

3. Lokasi pabrik

Hal-hal yang mempengaruhi penentuan lokasi pabrik, antara lain :

1.    Kedekatan Dengan Sumber Bahan Produksi

2.    Kedekatan Denag Konsumen

3.    Ketersediaan/Kemudahan Untuk Mendapatkan Tenaga Kerja

4.    Kemudahan Fasilitas Pengangkutan Dan Transportasi

5.    Sikap Masyarakat Sekitar Serta Peraturan Pemerintah

PERSEROAN TERBATAS- PT

Perseroan Terbatas

         Perseroan Terbatas

Banyak tempat usaha yang memiliki singklatan hurup didepannya seperti PT nah apa sih PT itu menurut kebannyakan orang. PT merupakan singkatan dari Perseroan Terbatas yang dulunya disebut juga Naamloze Vennootschaap (NV), adalah suatu persekutuan untuk menjalankan usaha yang memiliki modal terdiri dari Saham, yang pemiliknya memiliki bagian sebanyak saham yang dimilikinya. Karena modalnya terdiri dari saham-saham yang dapat diperjualbelikan, perubahan kepemilikan perusahaan dapat dilakukan tanpa perlu membubarkan perusahaan.

Perseroan terbatas merupakan Badan Usaha dan besarnya modal perseroan tercantum dalam anggaran dasar. Kekayaan perusahaan terpisah dari kekayaan pribadi pemilik perusahaan sehingga memiliki harta kekayaan sendiri. Setiap orang dapat memiliki lebih dari satu saham yang menjadi bukti pemilikan perusahaan. Pemilik saham mempunyai tanggung jawab yang terbatas, yaitu sebanyak saham yang dimiliki. Apabila Utang perusahaan melebihi kekayaan perusahaan, maka kelebihan utang tersebut tidak menjadi tanggung jawab para pemegang saham. Apabila perusahaan mendapat keuntungan maka keuntungan tersebut dibagikan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Pemilik saham akan memperoleh bagian keuntungan yang disebut Dividen yang besarnya tergantung pada besar-kecilnya keuntungan yang diperoleh perseroan terbatas.

Selain berasal dari Saham, modal PT dapat pula berasal dari Obligasi. Keuntungan yang diperoleh para pemilik obligasi adalah mereka mendapatkan Bunga tetap tanpa menghiraukan untung atau ruginya perseroan terbatas tersebut.

Mekanisme Pendirian PT

    Untuk mendirikan PT, harus dengan menggunakan akta resmi ( akta yang dibuat oleh notaris ) yang di dalamnya dicantumkan nama lain dari perseroan Terbatas, Modal, bidang usaha, alamat Perusahaan, dan lain-lain. Akta ini harus disahkan oleh menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (dahulu Menteri Kehakiman). Untuk mendapat izin dari menteri kehakiman, harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Perseroan terbatas tidak bertentangan dengan ketertiban umum dan kesusilaa
2.  Akta pendirian memenuhi syarat yang ditetapkan Undang-Undang
3. Paling sedikit modal yang ditempatkan dan disetor adalah 25% dari modal dasar. (sesuai dengan UU No. 1 Tahun 1995 & UU No. 40 Tahun 2007, keduanya tentang perseroan terbatas)

Setelah mendapat pengesahan, dahulu sebelum adanya UU mengenai Perseroan Terbatas (UU No. 1 tahun 1995) Perseroan Terbatas harus didaftarkan ke Pengadilan Negeri setempat, tetapi setelah berlakunya UU NO. 1 tahun 1995 tersebut, maka akta pendirian tersebut harus didaftarkan ke Kantor Pendaftaran Perusahaan (sesuai UU Wajib Daftar Perusahaan tahun 1982) (dengan kata lain tidak perlu lagi didaftarkan ke Pengadilan negeri, dan perkembangan tetapi selanjutnya sesuai UU No. 40 tahun 2007, kewajiban pendaftaran di Kantor Pendaftaran Perusahaan tersebut ditiadakan juga. Sedangkan tahapan pengumuman dalam Berita Negara Republik Indonesia ( BNRI ) tetap berlaku, hanya yang pada saat UU No. 1 tahun 1995 berlaku pengumuman tersebut merupakan kewajiban Direksi PT yang bersangkutan tetapi sesuai dengan UU NO. 40 tahun 2007 diubah menjadi merupakan kewenangan/kewajiban Menteri Hukum dan HAM.

Setelah tahap tersebut dilalui maka perseroan telah sah sebagai badan hukum dan perseroan terbatas menjadi dirinya sendiri serta dapat melakukan perjanjian-perjanjian dan Kekayaan perseroan terpisah dari kekayaan pemiliknya. Modal dasar perseroan adalah jumlah modal yang dicantumkan dalam akta pendirian sampai jumlah maksimal bila seluruh Saham dikeluarkan. Selain modal dasar, dalam perseroan terbatas juga terdapat modal yang ditempatkan, modal yang disetorkan dan modal bayar. Modal yang ditempatkan merupakan jumlah yang disanggupi untuk dimasukkan, yang pada waktu pendiriannya merupakan jumlah yang disertakan oleh para persero Pendiri. Modal yang disetor merupakan modal yang dimasukkan dalam perusahaan. Modal bayar merupakan modal yang diwujudkan dalam jumlah Uang.

Pembagian Wewenang Dalam PT

Dalam perseroan terbatas selain kekayaan perusahaan dan kekayaan pemilik modal terpisah juga ada pemisahan antara pemilik perusahaan dan pengelola perusahaan. Pengelolaan perusahaan dapat diserahkan kepada tenaga-tenaga ahli dalam bidangnya Profesional. Struktur organisasi perseroan terbatas terdiri dari pemegang saham, direksi, dan komisaris.Dalam PT, para pemegang saham melimpahkan wewenangnya kepada direksi untuk menjalankan dan mengembangkan perusahaan sesuai dengan tujuan dan bidang usaha perusahaan. Dalam kaitan dengan tugas tersebut, direksi berwenang untuk mewakili Perusahaan, mengadakan perjanjian dan kontrak, dan sebagainya. Apabila terjadi kerugian yang amat besar ( diatas 50 % ) maka direksi harus melaporkannya ke para pemegang Saham dan pihak ketiga, untuk kemudian dirapatkan.

Komisaris memiliki Fungsi sebagai Pengawas kinerja jajaran direksi perusahaan. Komisaris bisa memeriksa pembukuan, menegur direksi, memberi petunjuk, bahkan bila perlu memberhentikan direksi dengan menyelenggarakan RUPS untuk mengambil keputusan apakah direksi akan diberhentikan atau tidak.

Dalam RUPS/Rapat Umum Pemegang Saham, semua pemegang saham sebesar/sekecil apapun sahamnya memiliki hak untuk mengeluarkan suaranya. Dalam RUPS sendiri dibahas masalah-masalah yang berkaitan dengan evaluasi kinerja dan kebijakan perusahaan yang harus dilaksanakan segera. Bila pemegang saham berhalangan, dia bisa melempar Suara miliknya ke pemegang lain yang disebut Proxy Hasil RUPS biasanya dilimpahkan ke komisaris untuk diteruskan ke direksi untuk dijalankan.

Isi RUPS :

1.    Menentukan direksi dan pengangkatan komisaris

2.    Memberhentikan direksi atau komisaris

3.    Menetapkan besar Gaji direksi dan komisaris

4.    Mengevaluasi Kinerja perusahaan

5.    Memutuskan rencana Penambahan /Pengurangan saham perusahaan

6.    Menentukan kebijakan Perusahaan

7.    Mengumumkan pembagian laba ( dividen )